Coste anual
estimadounos 19.000 € al año
confianza bajaentre 12.000 y 25.000
Suma exacta: 18.720 €
De 3 de sus 5 procesos.
Fuera del total: Alta de clientes nuevos, falta un dato.
1 proceso sin analizar no entra.
handmetric°Auditoría de procesos
Informe de procesos
Qué cuesta cada proceso, cuánto se puede automatizar, con qué riesgo y por dónde empezar.
Handmetric no ha medido ni cronometrado nada: las cifras son estimaciones hechas con lo que se declaró de cada proceso, cada una con su confianza y su horquilla.
Hoy: 14 de 16 cifras estimadas. Otro proceso está sin calcular y no entra en la cuenta.
La empresa y sus procesos son inventados. Las cifras no: las calculan los mismos motores que calculan las de cualquier empresa, con los datos que se ven en cada capítulo. Lo que no se pudo estimar se queda sin cifra, como en un informe de verdad.
Resumen
3 de los 5 procesos cuestan unos 19.000 € al año (entre 12.000 y 25.000; confianza baja). Por dónde empezar: Conciliación bancaria (capítulo 1).
De 3 de sus 5 procesos.
Fuera del total: Alta de clientes nuevos, falta un dato.
1 proceso sin analizar no entra.
Suma exacta: 18.720 €
Cada total se calcula solo sobre los procesos con ese eje estimado, y dice cuántos quedaron fuera. Los euros se suman; los puntos se promedian.
unos 19.000 € al año
confianza bajaentre 12.000 y 25.000
Suma exacta: 18.720 €
De 3 de sus 5 procesos.
Fuera del total: Alta de clientes nuevos, falta un dato.
1 proceso sin analizar no entra.
unos 25 de 100
confianza alta
Media de 4 de sus 5 procesos.
1 proceso sin analizar no entra.
unos 74 de 100
confianza alta
Media de 4 de sus 5 procesos.
1 proceso sin analizar no entra.
unos 36 de 100
confianza bajaentre 35 y 38
Media de 3 de sus 5 procesos.
Fuera de la media: Alta de clientes nuevos, espera al coste anual.
1 proceso sin analizar no entra.
1 proceso está descrito y sin analizar: describirlo no lo calcula.
Hecho: Cada cuánto, cuántos casos, cuánto se tarda y el coste por hora: con eso ya hay coste anual en Conciliación bancaria (capítulo 1), Registro de facturas de proveedores (capítulo 2) y Preparación de presupuestos (capítulo 3).
Hecho: Qué hay en juego: con eso ya hay riesgo en los 4 procesos analizados.
¿Cuánto se tarda en cada caso, o en la tanda entera?
Dependen de esto: el coste anual y, en cadena, la prioridad.
En Alta de clientes nuevos (capítulo 4).
Seguimiento: 0 de 5 automatizados · 5 pendientes.
La marca es la estimación; la franja, entre qué valores puede estar.
| Proceso | Coste anual | Dibujado, de 0 a 15.000 € | Prioridad | Cifras |
|---|---|---|---|---|
| Con la prioridad estimada | ||||
|
1 Conciliación bancaria 3 pasos · cada mes · Contabilidad · capítulo 1 |
unos 2.500 € al año Confianza baja · entre 1.200 y 3.800 |
unos 37 de 100 bajo Confianza baja · entre 36 y 39 |
4 de 4 cifras estimadas | |
|
2 Registro de facturas de proveedores 4 pasos · cada semana · Contabilidad · capítulo 2 |
unos 7.500 € al año Confianza media · entre 5.200 y 9.800 |
unos 37 de 100 bajo Confianza media · entre 35 y 39 |
4 de 4 cifras estimadas | |
|
3 Preparación de presupuestos 3 pasos · cada semana · Ventas · capítulo 3 |
unos 8.700 € al año Confianza media · entre 6.100 y 12.000 |
unos 34 de 100 bajo Confianza media · entre 33 y 36 |
4 de 4 cifras estimadas | |
| Sin la prioridad estimada · por lo que cuestan; sin número hasta tenerla | ||||
|
Alta de clientes nuevos 2 pasos · cada semana · Administración · capítulo 4 |
no estimableFalta un dato | No suma | no estimableEspera al coste anual | 2 de 4 cifras estimadas |
| Sin analizar | ||||
|
Pedidos a proveedores 0 pasos · cada semana · Compras · capítulo 5 |
sin analizar | sin analizar | sin analizar | |
| La empresa, en total |
unos 19.000 € al año Confianza baja · entre 12.000 y 25.000 De 3 de sus 5 procesos. Fuera del total: Alta de clientes nuevos, falta un dato. 1 proceso sin analizar no entra. |
unos 36 de 100 Confianza baja · entre 35 y 38 Media de 3 de sus 5 procesos. Fuera de la media: Alta de clientes nuevos, espera al coste anual. 1 proceso sin analizar no entra. |
14 de 16 cifras estimadas | |
Los sistemas que nombran los pasos de estos procesos, según sus textos, y cuántos de esos pasos son manuales y repetitivos. El que sale en muchos pasos de varios procesos es buen sitio para empezar: una sola automatización puede ayudar a varios a la vez.
| Sistema | Pasos | Manuales y repetitivos | Procesos |
|---|---|---|---|
| Excel | 4 | 4 | 3 |
| Correo | 3 | 3 | 3 |
| Contabilidad | 2 | 2 | 2 |
| Banca en línea | 1 | 1 | 1 |
| Carpeta compartida | 1 | 1 | 1 |
| Word | 1 | 1 | 1 |
Pasos seguidos de un mismo proceso que se hacen en sistemas distintos. Puede ser copiar datos de uno a otro, que es de lo primero que se automatiza.
Capítulo 1
3 pasos · Contabilidad · analizado el 15 de septiembre de 2026
Los pasos en el orden en que se hacen hoy, con quién los hace y con qué programa. Un paso marcado «decide» exige el criterio de una persona.
| # | Paso | Quién y con qué | Hoy |
|---|---|---|---|
| 1 | Exportar los movimientos del banco | AndrésBanca en línea | manual repetitivo parece automatizable |
| 2 | Casar cada movimiento con su factura | AndrésExcel | manual deciderepetitivo automatizable en parte |
| 3 | Apuntar las diferencias | AndrésExcel | manual repetitivo pide criterio de una persona |
Cada cifra lleva su confianza y su horquilla; cada eje sin cifra, su estado y el motivo.
unos 2.500 € al año
confianza bajaentre 1.200 y 3.800
Unas 100 horas de trabajo al año, entre 52 y 160.
3.120 casos al año × 2 min × 24 €/h = 2.496 €
Por qué la confianza es baja
3.120 casos al año, a 2 minutos cada uno.
unos 24 de 100 bajo
confianza alta
Riesgo bajo, sobre 5 de 5 señales.
unos 76 de 100 alto
confianza alta
Potencial alto, con 6 de 6 factores.
unos 37 de 100 bajo
confianza bajaentre 36 y 39
Nivel de prioridad bajo.
Lo que cuesta hoy y lo que se dejaría de gastar automatizando lo automatizable. El ahorro se calcula con la prioridad —el coste por el potencial de automatización— y es una estimación con su confianza; lo que quedaría a mano lo dice la recomendación, o los propios pasos si todavía no la hay.
| Hoy | Con automatización |
|---|---|
Coste anual estimadounos 2.500 € al año confianza bajaentre 1.200 y 3.800 Unas 100 horas de trabajo al año, entre 52 y 160. |
Ahorro anual estimadounos 1.900 € al año confianza bajaentre 940 y 2.900 Automatizando lo automatizable, no el proceso entero: es el coste por el potencial de automatización. Lo que quedaría a manoTodavía no hay recomendación. Según la descripción de cada paso —si exige una decisión o pide criterio de una persona—:
1 paso se podría automatizar. |
Todavía no hay recomendación para este proceso.
Lo que se ha dado por sentado para llegar a cada cifra.
Ninguna: no falta ningún dato para estimar este proceso.
Capítulo 2
4 pasos · Contabilidad · analizado el 15 de septiembre de 2026
Los pasos en el orden en que se hacen hoy, con quién los hace y con qué programa. Un paso marcado «decide» exige el criterio de una persona.
| # | Paso | Quién y con qué | Hoy | Propuesta |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Descargar la factura del correo | LucíaCorreo | manual repetitivo2 min parece automatizable | automatizar flujo automático |
| 2 | Comprobar que el importe cuadra con el pedido | LucíaExcel | manual deciderepetitivo3 min automatizable en parte | queda a mano |
| 3 | Registrar la factura en el programa de contabilidad | LucíaContabilidad | manual repetitivo3 min parece automatizable | automatizar lectura de documentos |
| 4 | Archivar el PDF en la carpeta del mes | LucíaCarpeta compartida | manual repetitivo1 min parece automatizable | automatizar flujo automático |
Cada cifra lleva su confianza y su horquilla; cada eje sin cifra, su estado y el motivo.
unos 7.500 € al año
confianza mediaentre 5.200 y 9.800
Unas 310 horas de trabajo al año, entre 210 y 410.
2.080 casos al año × 9 min × 24 €/h = 7.488 €
Por qué la confianza es media
2.080 casos al año, a 9 minutos cada uno.
unos 24 de 100 bajo
confianza alta
Riesgo bajo, sobre 5 de 5 señales.
unos 77 de 100 alto
confianza alta
Potencial alto, con 6 de 6 factores.
unos 37 de 100 bajo
confianza mediaentre 35 y 39
Nivel de prioridad bajo.
Lo que cuesta hoy y lo que se dejaría de gastar automatizando lo automatizable. El ahorro se calcula con la prioridad —el coste por el potencial de automatización— y es una estimación con su confianza; lo que quedaría a mano lo dice la recomendación, o los propios pasos si todavía no la hay.
| Hoy | Con automatización |
|---|---|
Coste anual estimadounos 7.500 € al año confianza mediaentre 5.200 y 9.800 Unas 310 horas de trabajo al año, entre 210 y 410. |
Ahorro anual estimadounos 5.700 € al año confianza mediaentre 4.000 y 7.500 Automatizando lo automatizable, no el proceso entero: es el coste por el potencial de automatización. Lo que quedaría a manoSegún la recomendación:
3 pasos se podrían automatizar. |
Cómo automatizar este proceso, para dirección. No lleva cifras: el ahorro y el coste son los de arriba.
Que la factura llegue sola al programa
Las facturas se leen del correo y entran en contabilidad sin teclearlas. Lucía solo revisa las que no cuadran con su pedido.
Crear la regla del correo para los cinco proveedores con más facturas.
medio El lector de facturas hay que configurarlo y probarlo un mes.
Una banda, no una cifra de semanas ni de euros: depende del proveedor, del estado de los sistemas y del calendario de la empresa.
Lo que se ha dado por sentado para llegar a cada cifra.
Ninguna: no falta ningún dato para estimar este proceso.
Capítulo 3
3 pasos · Ventas · analizado el 15 de septiembre de 2026
Los pasos en el orden en que se hacen hoy, con quién los hace y con qué programa. Un paso marcado «decide» exige el criterio de una persona.
| # | Paso | Quién y con qué | Hoy |
|---|---|---|---|
| 1 | Leer lo que pide el cliente | MartaCorreo | manual deciderepetitivo5 min pide criterio de una persona |
| 2 | Buscar precios y existencias | MartaExcel | manual repetitivo15 min parece automatizable |
| 3 | Redactar el presupuesto | MartaWord | manual repetitivo15 min automatizable en parte |
Cada cifra lleva su confianza y su horquilla; cada eje sin cifra, su estado y el motivo.
unos 8.700 € al año
confianza mediaentre 6.100 y 12.000
Unas 360 horas de trabajo al año, entre 250 y 480.
624 casos al año × 35 min × 24 €/h = 8.736 €
Por qué la confianza es media
624 casos al año, a 35 minutos cada uno.
unos 14 de 100 bajo
confianza alta
Riesgo bajo, sobre 5 de 5 señales.
unos 66 de 100 medio
confianza alta
Potencial medio, con 6 de 6 factores.
unos 34 de 100 bajo
confianza mediaentre 33 y 36
Nivel de prioridad bajo.
Lo que cuesta hoy y lo que se dejaría de gastar automatizando lo automatizable. El ahorro se calcula con la prioridad —el coste por el potencial de automatización— y es una estimación con su confianza; lo que quedaría a mano lo dice la recomendación, o los propios pasos si todavía no la hay.
| Hoy | Con automatización |
|---|---|
Coste anual estimadounos 8.700 € al año confianza mediaentre 6.100 y 12.000 Unas 360 horas de trabajo al año, entre 250 y 480. |
Ahorro anual estimadounos 5.700 € al año confianza mediaentre 4.000 y 7.500 Automatizando lo automatizable, no el proceso entero: es el coste por el potencial de automatización. Lo que quedaría a manoTodavía no hay recomendación. Según la descripción de cada paso —si exige una decisión o pide criterio de una persona—:
2 pasos se podrían automatizar. |
Todavía no hay recomendación para este proceso.
Lo que se ha dado por sentado para llegar a cada cifra.
Ninguna: no falta ningún dato para estimar este proceso.
Capítulo 4
2 pasos · Administración · analizado el 15 de septiembre de 2026
Los pasos en el orden en que se hacen hoy, con quién los hace y con qué programa. Un paso marcado «decide» exige el criterio de una persona.
| # | Paso | Quién y con qué | Hoy |
|---|---|---|---|
| 1 | Pedir los datos fiscales | AndrésCorreo | manual repetitivo parece automatizable |
| 2 | Darlos de alta en el programa | AndrésContabilidad | manual repetitivo parece automatizable |
Cada cifra lleva su confianza y su horquilla; cada eje sin cifra, su estado y el motivo.
Falta un dato
Para estimarlo hace falta saber cuánto se tarda en cada caso, o en la tanda entera. Cada cuánto, cuántos casos y el coste por hora ya están.
Sin cifra, no es un cero. Hasta tenerla, este proceso no suma en el coste total de la empresa.
unos 38 de 100 medio
confianza alta
Riesgo medio, sobre 5 de 5 señales.
unos 78 de 100 alto
confianza alta
Potencial alto, con 6 de 6 factores.
Espera al coste anual
Necesita el coste anual, el riesgo y la automatización.
El riesgo y la automatización ya están.
No le falta ningún dato propio.
Sin cifra, no es un cero.
Lo que cuesta hoy y lo que se dejaría de gastar automatizando lo automatizable. El ahorro se calcula con la prioridad —el coste por el potencial de automatización— y es una estimación con su confianza; lo que quedaría a mano lo dice la recomendación, o los propios pasos si todavía no la hay.
| Hoy | Con automatización |
|---|---|
Coste anual estimadono estimablePara estimarlo hace falta saber cuánto se tarda en cada caso, o en la tanda entera. |
Ahorro anual estimadono estimableNo hay cifra de ahorro sin la prioridad estimada. No se puede calcular sin haber estimado antes el coste anual. Lo que quedaría a manoTodavía no hay recomendación. Según la descripción de cada paso —si exige una decisión o pide criterio de una persona—: Según la descripción de cada paso, ninguno exige una decisión ni pide criterio de una persona. 2 pasos se podrían automatizar. |
Todavía no hay recomendación para este proceso.
Ninguna cifra de este proceso necesita supuestos aparte de los datos declarados.
Lo que falta saber o revisar para calcular estas cifras.
Capítulo 5
0 pasos · Compras
Este proceso está descrito pero no se ha analizado: no hay ninguna cifra que enseñar de él, solo lo que se sabe y sus pasos.
El proceso no tiene pasos.
Método
Las cifras de este informe son estimaciones a partir de cómo se describió cada proceso, no mediciones. Salen de multiplicar lo declarado —cada cuánto se hace, cuántos casos, cuánto se tarda, cuánto cuesta la hora— y de valorar los pasos uno a uno; Handmetric no ha cronometrado nada.
Cuánto se fía uno de la cifra, según cuántos de los datos que la sostienen están declarados y se corroboran. Una cifra compuesta no se fía más que su peor insumo, y un total no se fía más que el peor proceso que lo forma.
La horquilla es el margen dentro del que puede estar la cifra con los datos que hay. En el coste anual es de ±15 % con confianza alta, ±30 % con media y ±50 % con baja; en los ejes de 0 a 100 es lo que la cifra podría llegar a ser si cada factor desconocido resultara el mínimo o el máximo.
Las cifras estimadas se enseñan redondeadas, porque no son más precisas que los datos de los que salen: «unos 3.500 €», con dos cifras significativas, o tres con confianza alta. La horquilla se redondea hacia fuera, así que siempre contiene la cifra exacta, y una cifra mayor que cero nunca se redondea a cero. Debajo del coste va la cuenta exacta que lo produce (en los análisis más antiguos, al volver a analizarlos), y los totales se redondean sobre la suma exacta, que también se da. Lo que es aritmética exacta, como el coste por hora o lo que cuesta una reunión, no se redondea. Lo guardado no cambia: el redondeo es solo de lo que se enseña.
Los totales de la empresa se dicen sobre todos sus procesos: suman solo los que tienen ese eje estimado y nombran los que quedaron fuera, con su motivo. Un proceso sin estimar no aporta un cero: no entra; uno sin calcular tampoco, y se dice aparte. Los euros se suman; los puntos sobre 100 se promedian.
La recomendación, cuando la hay, la redacta un modelo de lenguaje a partir del proceso descrito y no lleva cifras: el ahorro y el coste son siempre los de los motores.