Vacaciones pedidas por correo o WhatsApp y apuntadas a mano en un Excel

15/09/2026

Alguien del equipo quiere pedir unos días libres y lo hace como le resulta más natural: un correo a su responsable, un mensaje de WhatsApp, a veces una pregunta rápida de pasillo que luego hay que recordar. No hay un único sitio donde se piden las ausencias, así que tampoco hay un único sitio donde se ven todas juntas hasta que alguien las junta a mano.

Esa persona —recursos humanos, administración, o quien lleve esas cosas además de otras— tiene que leer la petición, mirar el calendario del equipo para comprobar que no se solapa con otra ausencia ya concedida o con un momento en que hacen falta todas las manos, contestar confirmando o pidiendo que se cambien las fechas, y apuntarlo donde se lleve el control: un Excel compartido, un calendario, a veces los dos porque uno lo mira el equipo y el otro lo mira quien hace las nóminas.

Dónde se pierde el tiempo con las ausencias por correo

El primer coste es juntar las peticiones que llegan por canales distintos: lo que está en el correo no está en el WhatsApp, y antes de decidir nada hay que tener claro qué se ha pedido y qué no. El segundo es comprobar el solape: mirar el calendario del equipo entero para asegurarse de que dos personas no piden los mismos días si eso deja un servicio sin cubrir, lo que obliga a tener ese calendario actualizado y a mirarlo cada vez, no solo cuando hay dudas. El tercero es la negociación cuando sí hay solape: alguien tiene que volver al que pidió los días, proponer un cambio y esperar una nueva respuesta antes de poder cerrar la petición. El cuarto es mantener dos registros a la vez —el Excel y el calendario, por ejemplo— y acordarse de actualizar los dos cuando algo cambia, porque si solo se actualiza uno, el otro deja de servir para lo que se creó.

Nada de esto pasa una vez al año: pasa cada vez que alguien pide un día, lo que en un equipo de tamaño normal es prácticamente todas las semanas.

Los cuatro datos de las vacaciones y ausencias

Aquí un caso es una solicitud de ausencia: desde que llega el mensaje hasta que está contestada y apuntada donde toca. La frecuencia suele agruparse mejor en quincenas que en días sueltos, porque las peticiones no llegan repartidas de forma uniforme, y la duración se esconde en comprobar el calendario del equipo, no solo en escribir la respuesta.

Pongamos una pyme que revisa las solicitudes de ausencia cada quince días: 6 solicitudes por tanda, 15 minutos por solicitud —leer el mensaje, comprobar el calendario del equipo, contestar y apuntarlo—, con una persona cuya hora cuesta 22 euros. Son 156 solicitudes al año, 39 horas, y unos 858 euros al año.

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Qué se automatiza primero en vacaciones y ausencias, y qué no

Lo primero que se automatiza es la entrada y el registro: un formulario único donde se pide la ausencia, en vez de un correo o un WhatsApp, escribe la petición directamente donde se necesita y evita el paso de transcribirla a mano. Un flujo de aprobación con un aviso automático a quien tiene que decidir sustituye a la búsqueda activa del mensaje, y el calendario se actualiza solo en cuanto se aprueba, sin ese segundo paso de anotarlo aparte.

Lo que se queda en manos de alguien es la decisión cuando hay solape de verdad: quién cede, si se puede cubrir el servicio con quien queda, o si hace falta pedir un cambio de fechas. Eso depende de conocer al equipo y de un criterio que no está escrito en ninguna norma, y ningún sistema lo sustituye, aunque sí puede avisar del solape antes de que nadie lo tenga que descubrir a mano.

Lo que no te vamos a decir sobre vacaciones y ausencias

Lo que suele faltar aquí es un recuento fiable de cuántas solicitudes llegan en un periodo normal, precisamente porque llegan repartidas entre correo, WhatsApp y algún aviso verbal que nunca se apunta en ningún sitio hasta que alguien se acuerda. Sin ese número, la frecuencia real del proceso es una suposición, y el coste anual que saldría de una suposición sería una cifra que parece medida sin serlo. Llevar la cuenta durante un par de meses, aunque sea apuntando cada petición en una lista aparte, es lo que convierte esa sensación en un dato que se puede usar.

Si así es como se piden y se apuntan las ausencias en tu equipo, descríbelo en Handmetric: por qué canales llegan y dónde queda el registro final. Describe tu proceso.