Pedidos que llegan por correo y se copian a mano al programa de gestión

15/09/2026

Un cliente manda un correo con lo que quiere pedir: una lista de referencias, unas cantidades, a veces una fecha de entrega. Ese correo llega a una bandeja compartida donde también entran facturas de proveedores, currículums y avisos varios, y alguien tiene que encontrarlo, leerlo, y abrir el programa de gestión para dar de alta el pedido: cliente, referencias, cantidades, precio si no es el de tarifa, y confirmar que hay existencia o que se puede servir en plazo.

Cuando el pedido está metido, hay que contestar al cliente confirmando que se ha recibido y cuándo va a llegar. Si el correo es ambiguo —una referencia mal escrita, una cantidad sin unidad, un «lo de siempre» que no dice qué es lo de siempre—, alguien tiene que escribir para preguntar y esperar la respuesta antes de seguir. Todo esto ocurre varias veces al día, entre otras tareas, y por eso se siente como parte del ruido de fondo en vez de como un proceso con un coste propio.

Dónde se pierde el tiempo con los pedidos por correo

El primer coste es encontrar el correo entre todo lo demás que llega a la misma bandeja, y decidir quién lo atiende para que dos personas no acaben copiando el mismo pedido dos veces. El segundo es la copia en sí: pasar cliente, referencias y cantidades del texto del correo a los campos del programa de gestión, sin un formulario que fuerce el formato y sin que el programa avise si una referencia no existe hasta que se intenta guardar. El tercero es la aclaración: pedidos con datos incompletos o contradictorios que paran el proceso hasta que el cliente contesta, y que hay que recordar retomar cuando llega la respuesta. El cuarto es la confirmación de vuelta: redactar la respuesta, que muchas veces repite a mano la misma información que ya se acaba de teclear en el programa.

El resultado es un proceso que se interrumpe todo el rato —abrir el correo, cambiar al programa, volver al correo— y que rara vez se hace de un tirón. Cada interrupción cuesta más que la suma de sus partes, y esa parte no la recoge ningún cronómetro.

Los cuatro datos de los pedidos por correo

Aquí un caso es un pedido: desde que se lee el correo hasta que está dado de alta en el programa y el cliente tiene su confirmación. La frecuencia casi siempre es diaria, porque los pedidos no esperan a una tanda semanal como sí puede esperar la facturación, y la duración se esconde en la aclaración: un pedido claro se copia en un minuto, pero el tiempo medio sube en cuanto se cuentan los que necesitan una pregunta de vuelta.

Pongamos una pyme que recibe pedidos por correo todos los días laborables: 18 pedidos al día, 6 minutos por pedido —leer el correo, darlo de alta en el programa de gestión y contestar confirmando—, con una persona cuya hora cuesta 19 euros. Son 4.500 pedidos al año, 450 horas, y unos 8.550 euros al año.

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Qué se automatiza primero en los pedidos, y qué sigue exigiendo criterio

Lo primero que se automatiza es la lectura y la copia: un formulario propio, o una integración que lee el correo y reconoce cliente, referencias y cantidades, evita teclear dos veces el mismo dato y reduce el pedido claro a una revisión rápida en vez de una copia completa. La respuesta de confirmación también se presta a una plantilla, porque la información que lleva —qué se ha pedido, cuándo llega— sale directamente de lo que ya se ha dado de alta.

Lo que sigue exigiendo criterio es el pedido que no encaja: la referencia que no existe en el catálogo, la cantidad que supera lo que hay en almacén, el cliente que pide una condición que no le corresponde según su tarifa. Ahí sigue haciendo falta alguien que decida si se sirve, se ajusta o se para a preguntar, y eso no cambia por tener el resto del proceso automatizado.

Lo que no te vamos a decir sobre los pedidos por correo

Lo que más veces falta aquí es cuánto tarda realmente un pedido, porque se hace entre otras tareas y nadie lo cronometra: «unos minutos» puede ser dos o puede ser diez, según si hace falta escribir para aclarar algo. Sin una duración con la que te sientas razonablemente segura, el coste anual de este proceso sale como no estimable en lugar de como una cifra que suena bien pero que nadie ha comprobado. Contar los pedidos de una semana normal, con un cronómetro o solo mirando la hora de los correos, es la forma más rápida de conseguir ese dato.

Si así es como te llegan los pedidos, descríbelo en Handmetric tal como ocurre: qué bandeja, qué programa, qué se hace cuando un pedido no está claro. Describe tu proceso.